ما أن يتسلم صاحب العمل وثائق العطاء والتي تشمل دعوة العطاء والتعليمات إلى المناقصين والشروط والمواصفات العامة والخاصة والمخططات وجداول الكميات والأسعار، فإنه يمكن البدء بإستدراج العروض المالية لتنفيذ ما جاء فيها على أرض الواقع. ويحدد المجلد الأول من دفتر عقد المقاولة المراحل المتتالية التي تبدأ بالإعلان وهي كالتالي:
1. دعوة العطاء: وهو إعلان مكتوب ينشر في وسائل الإعلان كالجرائد يدعو فيها صاحب العمل المقاولين إلى التقدم للحصول على نسخة من وثائق العطاء. ويحدد الإعلان ما يلي:
• وصف للمشروع (الموقع والمساحة وطبيعة الإشغال) ومدة تنفيذه.
• درجة تصنيف المقاول الرئيسي والمقاولين الفرعين المؤهلين للحصول على العطاء.
• الفترة الزمنية المحددة للحصول على العطاء (من- إلى) باليوم والتاريخ والساعة.
• قيمة الكفالة البنكية لدخول العطاء ومدة سريانها.
• قيمة البدل المالي للحصول على وثائق العطاء.
• موعد زيارة الموقع برفقة صاحب العمل والاستشاري.
• طريقة تقديم العروض واسس التقييم المتبعة.
• آخر موعد لاستلام إستفسارات المقاولين.
• تاريخ ومكان وزمان تقديم العروض الفنية والمالية وطريقة فتح العروض.
2. فتح العروض: يتم فتح العروض وفقاً لما جاء في دعوة العطاء، فإما أن يكون بوجود مندوب المقاول أو بدونه. وكثيراً ما يحدد صاحب العمل شرط اجتياز المقاول للتأهيل الفني وفقاً لنظام علامات محدد في العطاء كأساس لفتح العرض المالي، والذي يكون معززاً بكفالة بنكية أو شيك مصدق كدليل على جدية إلتزام المقاول للدخول في العطاء.
3. إحالة العطاء: يتم ترتيب المشاركين الذين تم فتح عروضهم المالية بالتسلسل ويتم بيان العرض النسب وفقاً لشروط التقييم المعلن عنها، والتي قد تكون وفقاً لأقل الأسعار أو السعر الوسطي أو أي طريقة قانونية قد وافق المتقدم للعطاء عليها. وتعاد الكفالات للمناقصين الذين لم يحالفهم الحظ.
4. كتاب القبول: وهو خطاب يوجهه صاحب العمل إلى المقاول صاحب العرض الأنسب يعلمه فيها بوقوع الاختيار المبدئي على شركته طالباً منه تقديم كفالة حسن التنفيذ، وعادة ما تساوي 10% من قيمة العقد المقبولة خلال (14) يوم من تاريخ إبلاغه خطياً بذلك تمهيداً لتوقيع إتفاقية العقد، ولدفع ما يترتب على ذلك من رسوم.
5. توقيع الإتفاقية: يشكل مجلد عقد المقاولة المقدم من المقاول مسعراً ومختوماً في جميع صفحاته بمثابة العقد بين الطرفين وقد يصاحب التوقيع عليه إعلان إحتفالي وفقاً لما يرى الطرفين.
6. تحديد المهندس: يقوم صاحب العمل بتسمية جهة الإشراف الهندسي والمخولة وفقاً لدفتر عقد المقاولة بصلاحيات تنظم العلاقة بين صاحب العمل والمقاول وتحمل هذه الجهة لقب “المهندس” The Engineer. ويقوم المهندس بإعلام المقاول بإسم ممثل المهندس ونطاق صلاحياته ويكون في العادة مدير المشروع.
7. تسليم الموقع: يقوم المهندس بتسليم الموقع للمقاول، والذي يعطى مدة (14) يوم لتجهيز الموقع تمهيداً لبدء تنفيذ الأشغال.
8. أمر المباشرة: وهو كتاب يوجهه المهندس إلى المقاول يشعره فيه ببدء تاريخ تنفيذ الأعمال.
9. مجلس فض الخلافات: بتنسب من المهندس يسمي صاحب العمل ممثلا له (يحدد العدد وفقاً لقيمة المشروع) في مجلس فض الخلافات، ويسمي المقاول ممثله ويتفق الأعضاء على تسمية رئيس للمجلس فيما بينهم.
10. يباشر المقاول التنفيذ وتكون مهمة المهندس الإشراف على تطبيق شروط العقد من النواحي الفنية والقانونية.